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LA HISTORIA DE LA INTERNET

Monday, April 30, 2012

Principios básicos de redacción comercial

La redacción comercial eficaz se fundamenta en principios básicos. Si los domina, sabrá cómo manejar las muy diversas tareas de redacción que enfrentará.
Aclare su propósito al escribir
Al comenzar a redactar un documento comercial, lo primero que se debe preguntar es: "¿Por qué estoy escribiendo este documento?" La redacción comercial está destinada a servir a varios propósitos, como:
• Explicar o justificar acciones: "Puesto que todas las ofertas que recibimos de nuestros actuales proveedores son altas, decidimos rechazarlas y buscar a otros".
• Comunicar información: "La administración desea que todos los empleados sepan que las ventas trimestrales del nuevo producto superaron las expectativas".
• Influir en el lector: "El equipo de ingeniería puede cumplir con estos plazos".
• Entregar buenas o malas noticias: "Lamentablemente, el incendio del motor que nos informó ocurrió un día después del vencimiento de la garantía".
• Solicitar una acción: "El equipo de diseño debe finalizar y entregar las especificaciones del producto a más tardar el 1 de mayo."
Mantenga su propósito presente al comenzar a escribir. Muchos redactores, al ocuparse de las tareas rutinarias de preparar un documento, pierden de vista su propósito. Para mantenerse en el camino, anote el propósito al principio de su borrador como recordatorio y vuelva a consultarlo mientras avanza. Cuando termine el borrador, revíselo para asegurarse de que cumple con su propósito inicial.
Adopte un enfoque "centrado en el lector"
Al igual que una empresa no se conectará con sus clientes si no considera sus necesidades o aptitudes, usted no se conectará con sus lectores si no comprende sus deseos y cómo prefieren recibir información.
Pensar, redactar, organizar y editar desde el punto de vista de sus lectores mejora la claridad e impulsa la acción. Cuando los lectores comprenden qué intenta comunicarles y cuáles deberían ser sus pasos siguientes, les resulta más fácil su trabajo.
¿Por qué es importante adoptar un enfoque "centrado en el lector"? Considere esta historia real de una empresa que no analizó a su audiencia al escribir lo que parecía un simple tarjeta que anunciaba un cambio de dirección. Al no situarse en el lugar de sus lectores, la empresa olvidó incluir la información más importante: la fecha del traslado. Los clientes sabían dónde ponerse en contacto con la empresa, pero no cuándo deberían usar la nueva dirección.
Establezca claramente su mensaje clave
Una vez que identifique el propósito de su documento y haya considerado a su audiencia, su próxima tarea es aislar el mensaje clave que desea que recuerden los lectores. Este mensaje debería ser claro y conciso; por lo general sólo una o dos oraciones. Por ejemplo, "Para cumplir con el plazo de entrega a nuestro cliente, debemos finalizar el diseño del producto a más tardar el 1 de mayo".
En muchos casos, su mensaje clave se establecerá al principio del documento o cerca de éste, y se usará el resto del documento para desarrollar los detalles y responder la pregunta "¿Por qué?" o "¿Cuáles son las repercusiones de lo que estoy proponiendo?"
Concéntrese en un tema por documento para optimizar la claridad de su documento. Si descubre que tiene dos mensajes clave que no están relacionados, escriba dos documentos diferentes.
Escriba un mensaje corto y simple
Los lectores ocupados agradecen los documentos concisos. De hecho, mientras más breve será mejor si el documento sigue comunicando la información requerida. Al mantener su documento breve se asegurará de que su mensaje clave se destaca. El ahorro de palabras también ahorra a sus lectores tiempo valioso.
Considere el siguiente ejemplo:
"A sugerencia de su jefe, y con la ayuda del abogado de la empresa, Viviana escribió una carta de disculpa a los cinco clientes contrariados que amenazaron con interponer una demanda".
Como escritor, su desafío es saber cuándo una oración ha alcanzado su capacidad de comunicación óptima. En las oraciones de ejemplo anteriores, el conocimiento de la audiencia es una guía útil. ¿Necesitan saber los lectores que el jefe de Viviana sugirió la carta o que se hizo intervenir al abogado de la empresa? ¿Es relevante el hecho de que había cinco clientes contrariados o que amenazaron con interponer una demanda? Si esta información no es necesaria considere eliminarla.
Luego su oración diría:
"Viviana escribió una carta de disculpa a los clientes contrariados".
Confirme su estrategia de entrega
Los escritores eficaces saben que incluso un documento bien escrito perderá efecto si no proviene de la persona adecuada, en el momento adecuado y en el formato adecuado.
Antes de comenzar a escribir, considere de quién debe provenir la comunicación. ¿Debe provenir de usted? ¿Su jefe? ¿Todo el equipo? Sin duda la decisión marcará una diferencia en el efecto en los lectores.
Además, considere si está escribiendo el documento en forma demasiado anticipada o demasiado tardía. Si escribe en forma demasiado anticipada, la gente no estará preparada para concentrarse en el tema que está planteando. Si espera demasiado, perderá la oportunidad de hacer una sugerencia o evitar un problema.
Por último, el formato de su redacción también influirá en su efecto. Considere su propósito, su audiencia y la información que desea comunicar al elegir un formato. Por ejemplo, para divulgar las conclusiones de una encuesta sobre satisfacción del cliente, podría enviar por correo electrónico un resumen del informe a toda la empresa y proporcionar los detalles de cómo obtener el informe completo. Es posible que también invite a la administración y a otras partes clave a una presentación de las conclusiones del estudio.
Decidir sobre el formato ideal de su comunicación requiere reflexión. Aun cuando utilice un formato escrito, es posible que le resulte útil complementar un documento con una comunicación verbal para lograr el mayor impacto.
Determinar el alcance de su proyecto
Antes de comenzar a escribir cualquier documento, primero debe determinar el alcance de su proyecto. Determinar el alcance significa definir la amplitud de su tema y con qué profundidad lo tratará. Si determina el alcance del tema en forma adecuada, evitará que usted y su audiencia empleen innecesariamente una gran cantidad de tiempo y trabajo.
Alcance amplio versus limitado
Al considerar el alcance de cualquier proyecto, puede examinar el tema ya sea en forma amplia o limitada. Por ejemplo, un informe con un alcance amplio sobre las debilidades de la función de mercadeo de su empresa podría incluir:
• Cómo el mercadeo contribuye a las metas corporativas
• Desarrollo histórico del departamento de mercadeo de la empresa
• Recursos humanos de mercadeo
• Áreas de problemas específicos de desempeño
• Posibles soluciones
Una versión de alcance limitado de este tema se concentraría sólo en una o dos áreas y podría incluir:
• Dos áreas de desempeño deficiente: apoyo a los comerciantes y promociones
• Soluciones sugeridas
Como escritor, debe determinar la amplitud o limitación del alcance de su documento, dado su propósito y su audiencia. En el caso del informe de mercadeo recién descrito, podría adoptar un enfoque muy amplio si su propósito es proporcionar información a un grupo de trabajo asignado para estudiar el departamento y las posibles soluciones. Esa audiencia desearía obtener la mayor cantidad posible de información sobre el departamento.
Por otro lado, es probable que aplique la alternativa de alcance limitado si está informando a la administración superior sobre las conclusiones reales del grupo de trabajo. En este caso, su audiencia estaría más interesada en los detalles específicos de los problemas que ha identificado y las soluciones que recomienda.


Usar estrategias de inicio
Para muchos gerentes, una de las partes más difíciles del proceso de redacción simplemente es comenzar. Después de determinar el alcance del proyecto, comience por identificar los temas que desea tratar en el documento. Existen varias estrategias para lograr esta tarea.
Formular preguntas
Una forma de comenzar es escribir las preguntas que podrían tener sus lectores sobre su tema. Este método le permite asegurarse de que su documento le informe a los lectores sobre lo que necesitan saber. Además, le permite anticiparse a las respuestas de los lectores a su documento.
Por ejemplo, Gabriela tiene que escribir un memorando sobre la introducción de una reunión semanal interdepartamental de los empleados que colaboran en el lanzamiento de un nuevo producto. Al tratar de anticiparse a las inquietudes de sus lectores, genera las siguientes preguntas:
• ¿Por qué tendremos estas nuevas reuniones?
• ¿Qué habrá en la agenda?
• ¿Qué debo preparar para las reuniones?
Al transformar estas preguntas en expresiones afirmativas, Gabriela puede crear la lista de puntos que necesita tratar en su memorando. Por ejemplo: "Para la primera reunión, vengan preparados con los planes de trabajo de su unidad".
Al usar este método, considere su conocimiento de los intereses e inquietudes de la audiencia. Si no está familiarizado con su audiencia, obtenga la ayuda de alguien que si lo esté para aumentar su lista de preguntas anticipadas.

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