Pasos para preparar un presupuesto de caja en su pequeño negocio

Un presupuesto de caja ayuda a asegurar que su organización, división o departamento tendrá el dinero necesario para funcionar durante todo el período del presupuesto. El presupuesto de caja puede ser desglosado en unidades más pequeñas (como meses o trimestres, por ejemplo), dentro de todo el período del presupuesto para reflejar los cambios de los flujos de efectivo.

1. Determine el saldo inicial de caja. Determine cuánto dinero estará disponible a principios del período (año fiscal, trimestre o mes).

2. Añada ingresos. Determine los ingresos esperados –lo que reciba de los clientes- que contribuyen a la cuenta de efectivo de cada período.

Los cobros en efectivo pueden variar durante el período del presupuesto. Por ejemplo, muchas tiendas minoristas esperan recibir la mayor parte de sus ingresos durante la temporada de vacaciones (temporada de fiestas).

3. Deduzca los desembolsos. Sobre la base de la actividad esperada, calcule cuánto dinero se necesitará para cubrir los desembolsos -pagos en efectivo- durante el período.

Los desembolsos podrían incluir el pago de los materiales, sueldos, impuestos adeudados y así sucesivamente. Algunos de estos gastos podrían ser distribuidos durante todo el período del presupuesto, pero algunos, como los sueldos o los costos de materiales, pueden fluctuar como parte del proceso de producción.

4. Calcule el exceso o la deficiencia de efectivo. Para calcular el exceso o la deficiencia de efectivo durante un período, reste los desembolsos de la suma del saldo inicial de efectivo y los ingresos esperados durante ese período.

5. Determine la ayuda financiera. Para calcular el exceso o la deficiencia de efectivo durante un período, reste los desembolsos del total de efectivo disponible. Si al final del período hay un exceso de efectivo, entonces el financiamiento de las operaciones puede ser cubierto por el efectivo disponible. Si por otra parte hay un déficit de efectivo, entonces tiene que planificar cómo financiar las necesidades de efectivo del período a través de otras fuentes, tales como un préstamo bancario.

Nota: Recuerde que debe incluir un balance de caja estable, más allá de las necesidades inmediatas de efectivo. Por ejemplo, una división de manufactura puede desear mantener un saldo en caja de US$ 30.000 en todo momento para cubrir las demandas inesperadas de efectivo.

Cuando usted toma dinero prestado para gastos operacionales, es necesario establecer un calendario de recuperación. Para cada periodo, incluya en el presupuesto de caja el pago de lo correspondiente al capital e intereses del préstamo.

6. Establezca el saldo final de caja. El saldo final de caja para cada período incluye los ingresos y los préstamos menos los desembolsos y los costos de financiamiento. El saldo de efectivo final se convierte en el saldo inicial de efectivo para el próximo período.