Conceptos básicos de contabilidad y finanzas para el manejo de su empresa

Contabilidad: Sistema que mide en unidades monetarias la actividad de un negocio, expresando dicha información a través de informes y estados financieros, para que las distintas partes interesadas puedan tomar decisiones.

Estados financieros: Documentos del negocio que presentan información financiera sobre una entidad a su gerencia y a personas y organizaciones externas al negocio.

Activo: Recurso (bien o derecho) propiedad de un negocio o una persona y que se espera que sea de beneficio en el futuro.

Los Activos se dividen en:

a)Activos circulantes: El activo corriente, también denominado activo circulante, es aquel activo líquido a la fecha de cierre del ejercicio, o convertible en dinero dentro de los doce meses.
Ejemplos: Efectivo en caja, Bancos, Cuentas por cobrar, Inventarios, Documentos por cobrar en el corto plazo, Deudores diversos e Inventarios.

Efectivo en caja: Generalmente son pequeñas cantidades de dinero que conservamos en nuestra empresa para cubrir gastos de escasa cuantía.

Bancos: Es la cantidad de dinero que la empresa a depositado en bancos.

Deudores diversos: Son las entidades que le deben a la empresa por un concepto distinto al de la venta de mercancías; esta cuenta aumenta cada vez que a la empresa le quedan a deber por un concepto distinto de la venta de mercancías, por ejemplo al prestar dinero en efectivo, al vender a crédito cualquier valor que no sea mercancía, etc.

Cuentas por cobrar (Clientes): Activo que representa una promesa de recibir efectivo de los clientes a quienes el negocio ha vendido mercancías o ha prestado servicios a crédito.

Documentos por cobrar: Activo demostrado por la promesa por escrito de otra parte, que otorga el derecho de cobrar efectivo en un momento futuro.

Inventarios: Inventario Final de mercancías en un periodo dado.

b)Activo fijo: Los activos fijos son aquellos que no varían durante el ciclo de explotación de la empresa (o el año fiscal). Por ejemplo, el edificio donde una fabrica monta sus productos es un activo fijo porque permanece en la empresa durante todo el proceso de producción y venta de los productos.
Ejemplos: Edificios, maquinarias, mobiliario, equipo de oficina, equipo de reparto, equipo de transporte, depósitos en garantía.

Depósitos de garantía: Se forma por los contratos por los cuales se amparan las cantidades que se dejan en guardia para garantizar valores que la empresa va a disfrutar.
Depreciación: Cuenta que se emplea para registrar el desgaste de un activo fijo a lo largo de su vida útil.

c) Activos diferidos: Conceptos de recursos que consisten en bienes o servicios ya adquiridos, pero cuyo USO O CONSUMO HABRA DE REALIZARSE POSTERIORMENTE, y los pagos ya se hicieron por anticipado.
Ejemplos: Rentas pagadas por anticipado, Seguros pagados por anticipado, Intereses pagados por anticipado, Costos de organización e instalación, Papelería y útiles de escritorio, Publicidad y propaganda.

Pasivos: En contabilidad, un pasivo es una deuda o un compromiso que ha adquirido una empresa, institución o individuo. Por extensión, se denomina también pasivo al conjunto de los pasivos de una empresa.

Los pasivos se dividen en:

a) Pasivo circulante: En contabilidad, el pasivo circulante (o pasivo exigible a corto plazo) es la parte del pasivo que contiene las obligaciones a corto plazo de la empresa.
En este contexto se entiende por corto plazo un periodo de vencimiento inferior a un año.
Ejemplo: Proveedores (Cuentas por pagar), Documentos por pagar en el corto plazo y Acreedores diversos.

Cuentas por pagar (Proveedores): Un pasivo a corto plazo resultado de las compras a crédito de mercaderías y/o materias primas.

Documentos por pagar en el corto plazo: Pasivo demostrado mediante una promesa por escrito que establece la obligación de hacer un pago en el futuro.

Acreedores diversos: Contablemente es una cuenta colectiva cuyo saldo expresa el valor total de los adeudos a favor de varias personas cuyos créditos no aparecen de otra manera en la contabilidad.
En otros términos son las personas o negocios a quienes se debe por un concepto diferente de la Compra de mercaderías o servicios.

b) Pasivo Fijo: Los conceptos de deudas y obligaciones que deben cumplirse a largo plazo o sea en un palo mayor a un año.
Ejemplo: Documentos por pagar largo plazo, Acreedores hipotecarios y Obligaciones en circulación.

c) Pasivo diferido: Los conceptos de deudas y obligaciones que se cumplen una vez hayamos entregado las mercancías o prestemos los servicios.
Ejemplo: Rentas cobradas por anticipado e Intereses cobrados por anticipado.

Capital Contable: Es el derecho que tienen los socios o propietarios de un negocio sobre los activos de dicho negocio.

Capital Social: En lo que se refiere al Derecho mercantil y la contabilidad, el capital social es el importe monetario, o el valor de los bienes que los socios de una sociedad le ceden a ésta sin derecho de devolución y que queda contabilizado en una partida contable del mismo nombre.
El capital contable se calcula como la suma del capital social + las utilidades o la resta del capital social-las pérdidas

Balance general: Estado financiero que expresa la relación de los activos, pasivos y capital contable de una entidad a una fecha específica. Se dice que plasma la ecuación contable (Activo = Pasivo + Capital Contable). También se le conoce como estado de situación financiera.

Ecuación contable: Herramienta básica de la contabilidad que expresa: Activo = Pasivo + Capital contable.

Balanza de comprobación: Relación de saldos de todas las cuentas, con el fin de confirmar que los saldos deudores y acreedores del mayor general. sean iguales.

Ciclo contable: Conjunto de pasos del proceso contable que inicia con análisis de los documentos y el registro de las operaciones en el libro diario, y que concluye con la preparación de los estados financieros.

Estado de resultados: Estado financiero que expresa la situación económica de una empresa, mostrando la relación entre los ingresos, gastos y utilidad neta de una entidad en un periodo específico. Se le conoce como estado de pérdidas y ganancias.

Ingresos: Aumento en el capital de una empresa que se gana al vender bienes o servicios a los clientes.

Costo de venta: Es el costo en que se incurre para comercializar un bien, o para prestar un servicio. Es el valor en que se ha incurrido para producir o comprar un bien que se vende.

Utilidad bruta: Utilidad que se obtiene después de restar a las ventas el costo de ventas. Representa la utilidad antes de deducir los gastos de operación y otros gastos e ingresos.

Gastos: Reducción en el capital de una empresa que resulta de las operaciones y del costo de los negocios.

Gastos de operación: Costos relacionados con la operación de una empresa y que corresponden a sus gastos administrativos, de ventas y generales.

Gastos de ventas: Gastos de operación relacionados con la venta de un producto o servicio.

Gastos generales y de administración: Gastos de operación relacionados con aspectos administrativos, como el personal administrativo.

Gastos pagados por anticipado: Pago de un gasto que cubrirá uno o más periodos futuros. Estos se registran como activos hasta que se venzan o se consuman.

Utilidad de operación: Utilidad que se obtiene luego de restar a la utilidad bruta los gastos de operación.

Gastos Financieros: Importe a cargo de nuestra empresa por concepto de Intereses, Descuentos, Gastos de cobranza, Comisiones bancarias, etc.

Utilidad neta antes de impuestos: Utilidad que se obtiene luego de rebajar a los ingresos todos los costos y gastos del periodo.

El impuesto sobre la renta (ISR): Es un impuesto que grava los ingresos de las personas, empresas, u otras entidades legales. Normalmente se calcula como un porcentaje variable de los ingresos de la persona física o jurídica sujeta a impuestos.

Utilidad Neta: Es la Utilidad Neta MENOS los impuestos pagados

Dividendos: Parte de las utilidades obtenidas por la empresa que son distribuidas entre los dueños o accionistas de le empresa.

Estado de Resultados

VENTAS
menos
COSTO DE VENTAS
igual
UTILIDAD BRUTA
menos
GASTOS DE VENTAS
GASTOS DE ADMINISTRACION
GASTOS DE DEPRECIACION
igual
UTILIDAD OPERATIVA
menos
GASTOS FINANCIEROS
igual
UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS
menos
IMPUESTO SOBRE LA RENTA
igual
UTILIDAD NETA DESPUES DE IMPUESTOS

Compras: Cuenta donde se registra la mercancía comprada con fines de reventa.

Contabilidad de costos: Conjunto de actividades de la contabilidad relacionadas con la acumulación y el análisis de información de los costos de producción o prestación de un servicio, con el fin de apoyar la planeación, el control y la toma de decisiones por parte de los gerentes de una empresa.

Contabilidad financiera: Conjunto de actividades de la contabilidad que se relacionan con la elaboración, análisis e interpretación de los informes financieros para uso externo.

Contabilidad gerencial: Conjunto de actividades de la contabilidad relacionadas con la identificación, medición, acumulación, análisis interpretación de la información económica y financiera utilizada por los administradores para planear, evaluar y controlar la gestión de los recursos de la empresa.

Control: Procesos administrativos que permiten que los gerentes puedan garantizar el logro de los objetivos de la empresa, además del uso eficiente y efectivo de sus recursos.

Costos fijos: Costos cuyo monto total no se relaciona con el volumen de producción (al menos en un rango relevante de producción).

Costos variables: Son los costos cuyo monto varía de acuerdo con el volumen de producción.

Punto de equilibrio: Es el punto en donde los ingresos totales recibidos se igualan a los costos asociados con la venta de un producto

Tasa de interés: Precio pagado por un prestatario o deudor a un prestamista o acreedor por el uso de recursos durante algún tiempo. Es un porcentaje que se cobra del principal, expresada por lo general en términos anuales.

Las Razones financieras o indicadores financieros: Son coeficientes o razones que proporcionan unidades contables y financieras de medida y comparación, a través de las cuales, la relación (por división) entre sí de dos datos financieros directos, permiten analizar el estado actual o pasado de una organización, en función a niveles óptimos definidos para ella.

Análisis de corte transversal: Implica la comparación de las razones financieras de diferentes empresas al mismo tiempo. Este tipo de análisis, denominado referencia (benchmarking), compara los valores de las razones de la empresa con los de un competidor importante o grupo de competidores, sobre todo para identificar áreas con oportunidad de ser mejoradas. Otro tipo de comparación importante es el que se realiza con los promedios industriales. Es importante que el analista investigue desviaciones significativas hacia cualquier lado de la norma industrial.

Análisis de serie de tiempo: Evalúa el rendimiento financiero de la empresa a través del tiempo, mediante el análisis de razones financieras, permite a la empresa determinar si progresa según lo planeado. Las tendencias de crecimiento se observan al comparar varios años, y el conocerlas ayuda a la empresa a prever las operaciones futuras. Al igual que en el análisis de corte transversal, es necesario evaluar cualquier cambio significativo de una año a otro para saber si constituye el síntoma de un problema serio.

Análisis combinado: Es la estrategia de análisis que ofrece mayor información, combina los análisis de corte transversal y los de serie de tiempo. Permite evaluar la tendencia de comportamiento de una razón en relación con la tendencia de la industria.

Análisis de la liquidez: Refleja la capacidad de una empresa para hacer frente a sus obligaciones a corto plazo conforma se vencen. La liquidez se refiere a la solvencia de la posición financiera general de la empresa, es decir, la facilidad con la que paga sus facturas.

Capital de trabajo neto: En realidad no es una razón, es una medida común de la liquidez de una empresa. Se calcula de la manera siguiente:

Capital de trabajo neto = Activo circulante – Pasivo circulante

Razón circulante: Determina la capacidad de la empresa para cumplir sus obligaciones a corto plazo. Se calcula de la manera siguiente:

Razón circulante = Activo Circulante/Pasivo Circulante

Razón rápida (prueba del ácido): Es similar a la razón circulante, excepto por que excluye el inventario, el cual generalmente es el menos líquido de los Activos circulantes, debido a dos factores que son:
a) Muchos tipos de inventarios no se venden con facilidad.
b) El inventario se vende normalmente al crédito, lo que significa que se transforma en una cuenta por cobrar antes de convertirse en dinero.
Se calcula de la siguiente manera:

Razón Rápida = (Activo Circulante – Inventario) / Pasivo Circulante

Análisis de actividad: Miden la velocidad con que diversas cuentas se convierten en ventas o efectivo.

Rotación de inventarios: Mide la actividad o liquidez del inventario de una empresa.
Se calcula de la siguiente manera:

Rotación de inventarios = Costo de ventas / Inventario
La rotación resultante sólo es significativa cuando se compara con la de otras empresas de la misma industria o con una rotación de inventarios anterior de la empresa.
La rotación de inventarios se puede convertir con facilidad en una duración promedio del inventario al dividir 360 (el número de días de un año) entre la rotación de inventarios. Este valor también se considera como el número promedio de días en que se vende el inventario.

Período promedio de cobro: Se define como la cantidad promedio de tiempo que se requiere para recuperar las cuentas por cobrar.
Se calcula de la siguiente manera:

Periodo promedio de cobro = Cuentas por cobrar / Ventas promedio por día

Ventas promedio por día= Ventas Anuales / 360

El período promedio de cobro es significativo sólo en relación con las condiciones de crédito de la empresa.

Periodo promedio de pago: Es la cantidad promedio de tiempo que se requiere para liquidar las cuentas por pagar. Se calcula de manera similar al periodo promedio de cobro:

Periodo promedio de pago = Cuentas por cobrar / Compras promedio por día

Compras promedio por día = Compras Anuales / 360
La dificultad para calcular esta razón tiene su origen en la necesidad do conocer las compras anuales (un valor que no aparece en los estados financieros publicados). Normalmente, las compras se calculan como un porcentaje determinado del costo de los productos vendidos.
Esta cifra es significativa sólo en relación con la condiciones de crédito promedio concedidas a la empresa. Los prestamistas y los proveedores potenciales de crédito comercial se interesan sobre todo en el periodo promedio de pago porque les permite conocer los patrones de pago de facturas de la empresa.

Rotación de los activos totales: Indica la eficiencia con la que la empresa utiliza sus activos para generar ventas. Por lo general, cuanto mayor sea la rotación de activos totales de una empresa, mayor será la eficiencia de utilización de sus activos. Esta medida es quizá la más importante para la gerencia porque indica si las operaciones de la empresa han sido eficientes en el aspecto financiero. Se calcula de la siguiente manera:

Rotación de activos totales =Ventas / Activos Totales

Análisis de la deuda: El nivel de deuda de una empresa indica la cantidad de dinero prestado por otras personas que se utiliza para tratar de obtener utilidades. Cuanto mayor sea la deuda que la empresa utiliza en relación con sus activos totales, mayor será su apalancamiento financiero.

Razón de deuda: Mide la proporción de los activos totales financiados por los acreedores de la empresa, cuanto más alta sea esta razón, mayor será la cantidad de dinero prestado por terceras personas que se utiliza para tratar de generar utilidades. Se calcula de la siguiente manera:

Razón de Deuda = Pasivos Totales / Activos Totales

Razón de la capacidad de pago de intereses: Mide la capacidad de la empresa para efectuar pagos de intereses contractuales, es decir, para pagar su deuda. Cuanto menor sea la razón, mayor será el riesgo tanto para los prestamistas como para los propietarios. Se calcula de la siguiente manera:

Razón de la capacidad de pago de intereses = Utilidad de la Operación / Gastos Financieros

Análisis de la rentabilidad: Son medidas de rentabilidad, las cuales relacionan los rendimientos de la empresa con sus ventas, activos o capital contable.

Margen de Utilidad Bruta: Mide el porcentaje de cada peso de ventas que queda después de que la empresa pagó sus productos. Se calcula de la siguiente manera:

MUB = Utilidad Bruta / Ventas

Margen de Utilidad Operativa: Calcula el porcentaje de cada peso de ventas que queda después de deducir todos los costos y gastos que no sean intereses, impuestos ni dividendos de acciones preferentes. Cuanto mayor sea, mejor. Se calcula de la siguiente manera:

Margen de Utilidad Operativa = Utilidad de la Operación / Ventas

Margen de Utilidad Neta: Mide el porcentaje de cada peso de ventas que queda después de que se han deducido todos los costos y gastos. Se calcula de la siguiente manera:

Margen Utilidad Neta = Utilidad Neta después de Impuestos/ Ventas

Rendimiento sobre los activos. Determina la eficacia de la gerencia para obtener utilidades con sus activos disponibles; también conocido como rendimiento sobre la inversión. Cuanto más alto sea mejor. Se calcula de la siguiente manera:

Rendimiento sobre los activos = Utilidad neta después de impuestos / Activos Totales

Rendimiento sobre el capital contable: Estima el rendimiento obtenido de la inversión de los propietarios en la empresa. Cuanto mayor sea el rendimiento mejor para los propietarios. Se calcula de la siguiente manera:

Rendimiento sobre el capital contable = Utilidad neta después de impuestos / Capital contable

Estados financieros pro-forma: Los estados pro-forma son estados financieros proyectados.

Evaluación de Proyectos: La Evaluación de Proyectos se entenderá como un Instrumento o Herramienta que provee información a quien debe tomar decisiones de inversión.

El periodo de recuperación de la inversión (PRI) - Es uno de los métodos que en el corto plazo puede tener el favoritismo de algunas personas a la hora de evaluar sus proyectos de inversión. Por su facilidad de cálculo y aplicación, el Periodo de Recuperación de la Inversión es considerado un indicador que mide tanto la liquidez del proyecto como también el riesgo relativo pues permite anticipar los eventos en el corto plazo.

Valor Presente Neto (VPN): Es el método más conocido a la hora de evaluar proyectos de inversión a largo plazo. El Valor Presente Neto permite determinar si una inversión cumple con el objetivo básico financiero: MAXIMIZAR la inversión. El Valor Presente Neto permite determinar si dicha inversión puede incrementar o reducir el valor de las empresas. Ese cambio en el valor estimado puede ser positivo, negativo o continuar igual. Si es positivo significará que el valor de la firma tendrá un incremento equivalente al monto del Valor Presente Neto. Si es negativo quiere decir que la firma reducirá su riqueza en el valor que arroje el VPN. Si el resultado del VPN es cero, la empresa no modificará el monto de su valor.

La tasa interna de retorno (TIR): Es la tasa que iguala el valor presente neto a cero. La tasa interna de retorno también es conocida como la tasa de rentabilidad producto de la reinversión de los flujos netos de efectivo dentro de la operación propia del negocio y se expresa en porcentaje. También es conocida como Tasa crítica de rentabilidad cuando se compara con la tasa mínima de rendimiento requerida (tasa de descuento) para un proyecto de inversión específico.
La evaluación de los proyectos de inversión cuando se hace con base en la Tasa Interna de Retorno, toman como referencia la tasa de descuento. Si la Tasa Interna de Retorno es mayor que la tasa de descuento, el proyecto se debe aceptar pues estima un rendimiento mayor al mínimo requerido, siempre y cuando se reinviertan los flujos netos de efectivo. Por el contrario, si la Tasa Interna de Retorno es menor que la tasa de descuento, el proyecto se debe rechazar pues estima un rendimiento menor al mínimo requerido.

Flujos netos de efectivo: Es importante tener en cuenta la diferencia existente entre el las utilidades contables y el flujo neto de efectivo. Las primeras es el resultado neto de una empresa tal y como se reporta en el estado de resultados; en otras palabras es la utilidad sobre un capital invertido. El flujo neto de efectivo es la sumatoria entre las utilidades contables con la depreciación y la amortización de activos nominales, partidas que no generan movimiento alguno de efectivo y, que por lo tanto, significa un ahorro por la vía fiscal debido a que son deducibles para propósitos tributarios. Cuanto mayor sea la depreciación y mayor sea la amortización de activos nominales menor será la utilidad antes de impuestos y por consiguiente menor los impuestos a pagar.
Los flujos netos de efectivo son aquellos flujos de efectivo que el proyecto debe generar después de poner en marcha el proyecto, de ahí la importancia en realizar un pronóstico muy acertado con el fin de evitar errores en la toma de decisiones.